Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО

        приказом председателя

                                   Буйского  районного   суда Костромской области

№ 22 от 14 мая 2019 года 

ПОРЯДОК

выдачи судебных дел (иных материалов) находящихся в архиве и в производстве суда для ознакомления, подлинных документов, их заверенных копий, электронных документов,справок в Буйском  районном суде Костромской области

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Порядок выдачи  судебных дел (иных материалов) для ознакомления, подлинных документов, их заверенных копий и справок в Буйском районном суде Костромской области, разработан в соответствии с требованиями приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от  29 апреля 2003 года № 36 "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде" и приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от  19 марта 2019 года № 56 "Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции».

1.2. Порядок выдачи судебных дел (иных материалов), подлинных документов, их заверенных копий и справок определяет круг лиц, которыми могут выдаваться судебные дела (иные материалы) и документы (электронные документы), а так же регламентирует условия и сроки их выдачи, изготовление и выдачу электронных документов и копий аудиозаписи судебного заседания. 

2. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СУДЕБНЫХ ДЕЛ (ИНЫХ МАТЕРИАЛОВ), НАХОДЯЩИХСЯ В ПРОИЗВОДСТВЕ СУДА, ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

2.1. Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и при предъявлении следующих документов:

2.1.1. обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства и административным делам, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность согласно приложению N 1 к настоящему Порядку, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

2.1.2. адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам и делам по административным правонарушениям, - ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;

2.1.3. другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

2.1.4. прокурорами - служебного удостоверения;

2.1.5. иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;

2.1.6. реабилитированными лицами, а с их согласия или в случае их смерти - наследниками, близкими родственниками, родственниками, иждивенцами в соответствии со статьями 133, 134 УПК РФ, статьей 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий" - документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).

2.2. Ознакомление лиц, указанных в пункте 2.1. настоящего Порядка, с материалами судебного дела (иными материалами) производится на основании их письменного заявления, поданного в соответствии с формой № 62, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 г. № 36, с соответствующей резолюцией судьи, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии - председателя суда или его заместителя. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

2.3. Ознакомление с судебными делами (иными материалами) должно проходить в помещении суда в присутствии уполномоченного на то работника аппарата суда в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

2.4. Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе дела.

2.5.После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник аппарата суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела выявлено изъятие, повреждение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда, либо его заместителю.

2.6. Ознакомление с доказательствами, иными приобщенными к материалам дела документами в электронном виде (аудио и видеозаписями и т.д.) осуществляется в соответствии с порядком, установленным пунктами 2.1. – 2.5. настоящего Порядка.

2.7. Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к протоколу судебного заседания, производится по письменному заявлению лиц, указанных в пункте 2.1. настоящего Порядка и в соответствии с пунктами 2.2. – 2.5. настоящего Порядка, путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

2.8. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет.

2.9. Копия аудиозаписи судебного заседания может быть изготовлена на оптическом диске или ином материальном носителе информации уполномоченным работником аппарата суда только после подачи соответствующего заявления и при наличии соответствующей резолюцией судьи, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии - председателя суда или его заместителя.

2.10. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде). Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью аудиопротокола судебного заседания представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, при этом предварительно уведомив лицо, подавшее соответствующее заявление. Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата суда на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда, и не имеющем доступа в сеть Интернет.

2.11.Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

2.12. После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче уполномоченным работником аппарата суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к материалам дела, при этом делается соответствующая отметка в справочном листе.

3. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ  ПОДЛИННЫХ ДОКУМЕНТОВ (ИНЫХ МАТЕРИАЛОВ) ИЗ СУДЕБНЫХ ДЕЛ 

3.1. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского, административного судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства суда на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты поступления заявления. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда или его заместителя.

3.2. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

3.3. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

3.4. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

3.5. Письменные доказательства из дела с разрешения судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда (его заместителя) могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу в порядке ст. 72 ГПК РФ.

4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ КОПИЙ СУДЕБНЫХ АКТОВ 

4.1. Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченными работниками аппарата суда.

4.2. Копии решения (приговора, решения, определения, постановления) суда по делам выдаются (направляются) в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.

4.3. Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия - председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда, либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита "Подпись") проставляется штамп "Копия верна" и гербовая печать суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ". Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____" с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовую печать ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления. На выдаваемой копии судебного акта уполномоченным работником аппарата суда делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило, указывается уникальный идентификатор дела (в обязательном порядке на судебных актах, вступивших в законную силу), ставится отметка о том, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.

4.4. Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником аппарата суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

4.5. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

4.6. Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой, делаются соответствующие отметки в справочном листе.

4.7. Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия - заместителя председателя суда) по письменному заявлению, поданному в соответствии с формой № 62, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 г. № 36, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

4.8. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

4.8.1. обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

4.8.2. потерпевшим;

4.8.3. гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;

4.8.4. гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;

4.8.5. сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;

4.8.6. лицам, участвующим в административном деле;

4.8.7. родственникам, (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий.

4.9. Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению, поданному в соответствии с формой № 62, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 г. № 36. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи - председательствующего по делу подшивается в судебное дело.

4.10.Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

4.11. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) осуществляется по их письменному мотивированному заявлению. 

5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СУДЕБНЫХ ДЕЛ 

5.1. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.

5.2. Уполномоченный работник аппарата суда обязан контролировать возврат дел и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

5.3. До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

5.4. В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.

6. ПОРЯДОК  ВЫДАЧИ  НАХОДЯЩИХСЯ В АРХИВЕ СУДА СУДЕБНЫХ ДЕЛ (ИНЫХ МАТЕРИАЛОВ), ПОДЛИННЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ ЗАВЕРЕННЫХ КОПИЙ, АРХИВНЫХ СПРАВОК

6.1. Выдача документов  из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел, форма которой установлена Приложением № 26 к  приказу Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 г. № 56.

6.2. Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий  или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати – на обороте последнего листа копии.

6.3. По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя. Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.

6.4. Документы выдаются из архивохранилища на срок не превышающий одного месяца – для использования судьями, работниками суда и шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. Продление установленных сроков выдачи документов допускается  с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

6.5. Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На выданное дело заводится карта-заместитель, форма которой установлена приложением № 28  к приказу Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 г. № 56. К карте-заместителю прикрепляется копия сопроводительного письма  о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно  запрошено и получено,  дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело.  При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности. Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

6.6. Выдача находящихся в архиве  судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а так же иными лицами, осуществляется на основании их письменного заявления и при предъявлении документов, удостоверяющих личность согласно Приложению к настоящему Порядку, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства.

 6.7. Ознакомление с судебным делом (иными материалами) должно производится в помещении суда в присутствии работника архива суда в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а так же внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу. Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов. При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи, запись об ознакомлении с делом производится работником архива суда.

6.8. Ознакомление лицами, участвующими в деле, их представителями, а так же иными лицами с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению в соответствии с пунктами 6.6.– 6.7. настоящего Порядка в помещении суда в присутствии работника архива  путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

6.9.  Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

6.9.1. обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

6.9.2. потерпевшим;

6.9.3. гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;

6.9.4. гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;

6.9.5. сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;

6.9.6. лицам, участвующим в административном деле;

6.9.7. лицам, участвующим в деле об административном правонарушении;

6.9.8. реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти – родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий.

6.10. Указанные в пунктах 6.9.1. – 6.9.8. лица снимают копии по письменному заявлению с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу, которое подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается ее копия. Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

6.11. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу. Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится работником архива по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда или судьи, председательствующего по делу, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации выданных копий, выписок, документов, форма которого установлена приложением № 26 к  приказу Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 г. № 56.

6.12. Изготовление копий судебных актов выдаваемых судом осуществляется в соответствии с требованиями пунктов 4.2.– 4.3. настоящего Порядка. В случае, если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта об этом делается отметка.

6.13. Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний изготавливаются работником архива в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте. Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой, делаются отметки в листе использования документов.

6.14. Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения  председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия – заместителя председателя суда) по письменному  заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

6.15. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению.

6.16. Изготовление и выдача копии  аудиозаписи судебного заседания осуществляется в соответствии с п. 2.8. – 2.11 настоящего Порядка.

6.17. После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником архива делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к материалам дела, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов. Неполученная  заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется. Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания)в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а так же подписан работником архива. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

6.18.  Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, а так же справки по делам выдаются работником архива суда в соответствии с требованиями пунктов 3.1.- 3.4. настоящего Порядка.

6.19. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребовать дела, и на основании распоряжения  председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им  в трехдневный срок. Работник  архива суда обязан контролировать возврат дел в архив и не реже  одного раза в месяц  докладывать председателю суда. До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке. В книге выдачи дел из архива отмечается когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда и кем оно возвращено.

Приложение

1.1.              Документами, удостоверяющими личность, являются:

1.1.1. паспорт гражданина Российской Федерации;

1.1.2. временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации по форме № 2П (для утративших паспорт граждан, а также для граждан, в отношении которых до выдачи паспорта проводится дополнительная проверка);

1.1.3. удостоверение личности или военный билет военнослужащего;

1.1.4. паспорт моряка;

1.1.5. общегражданский заграничный паспорт (для прибывших на временное жительство в Российскую Федерацию граждан России, постоянно проживающих за границей);

1.1.6. паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность, - для иностранных граждан;

1.1.7. разрешение на временное проживание, вид на жительство;

1.1.8. удостоверение беженца;

1.1.9. свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем;

1.1.10. документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства; иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность, - для лиц без гражданства;

1.1.11. удостоверение адвоката;

1.1.12. редакционное удостоверение для журналиста;

1.1.13. другие документы, удостоверяющие личность.