Приложение № 1 к приказу Буйского районного суда Костромской области от 24 января 2025г. № 3

Регламент

организации ведения протоколирования с использованием средств аудиозаписи (аудиопротоколирования) хода судебного заседания, а так же при совершении отдельного процессуального действия вне судебного заседания

в Буйском районном суде Костромской области

Основные положения

Регламент организации ведения протоколирования с использованием средств аудиозаписи (аудиопротоколирования) хода судебного заседания, а также при совершении вне судебного заседания отдельного процессуального действия разработан в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации № 36 от 29 апреля 2003 года  и Регламентом организации ведения протоколирования с использованием средств аудиозаписи (аудиопротоколирования) хода судебного заседания, а так же при совершении отдельного процессуального действия вне судебного заседания, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09 января 2025 года № 2.

Настоящий Регламент утверждается приказом председателя Буйского районного суда Костромской области и используется в служебной деятельности аппарата суда. Регламент устанавливает общие правила организации ведения аудиопротоколирования в Буйском районом суде Костромской области (г.Буй, п. Сусанино).

Фиксация хода судебного заседания с использованием средств аудиозаписи осуществляется на основании статьи 228 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, статьи 259 Уголовно-­процессуального кодекса Российской Федерации, статьи 204 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации.

Использование средств аудиозаписи в закрытом судебном заседании не допускается, за исключением случаев, предусмотренных нормами Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации.

Общие правила организации аудиопротоколирования.

Секретарь судебного заседания или помощник судьи составляет протокол и обеспечивает использование средств аудиозаписи и (или) иных технических средств в ходе судебного заседания.

Аудиопротоколирование хода судебного заседания возможно осуществлять следующими способами: с использованием программных, программно-аппаратных комплексов аудиозаписи; путем подключения к рабочему месту внешних микрофонов; с использованием средств аудиозаписи (аудиорекордеров), обеспечивающих возможность передачи данных на носители информации (далее — средства аудиозаписи).

В исключительных случаях (ремонт средств аудиозаписи, отсутствие оперативного доступа к средствам аудиозаписи и т.д.) при аудиопротоколировании хода судебного заседания по решению судьи, председательствующего по делу, допускается использование иных средств аудиозаписи, обеспечивающих надлежащее качество записи звука для ее прослушивания, с последующим обязательным удалением соответствующей аудиозаписи после ее переноса на рабочее место секретаря судебного заседания (помощника судьи).

Средства аудиозаписи должны обеспечивать непрерывный процесс аудиозаписи в формате .mp3 либо других форматах, аналогичных по характеристикам и обеспечивающих качество, достаточное для разборчивого прослушивания записи (качество проведения записи не ниже 128 кбит/с, частота дискретизации не ниже 22 кГц).

Консультант, а в его отсутствие администратор, ответственные за техническое обеспечение аудиопротоколирования осуществляют общий контроль за функционированием средств аудиозаписи суда и взаимодействуют с филиалом ФГБУ ИАЦ УСД в Костромской области в части технического обслуживания, настройки, диагностики и организации ремонта средств аудиозаписи.

Порядок подготовки и ведения аудиопротоколирования.

Секретарь судебного заседания (помощник судьи) заблаговременно до начала судебного заседания проверяет работоспособность средств аудиозаписи и подготавливает их к ведению аудиопротоколирования, осуществляет следующие действия:

-     включает средство аудиозаписи;

-  при наличии соответствующей функции проверяет настройку даты и времени на предмет соответствия текущей дате и времени;

-   при наличии автономных источников питания средств аудиозаписи обеспечивает уровень их заряда до необходимого для бесперебойной работы в течение судебного заседания;

-    проверяет наличие свободного места (памяти) на внутреннем носителе средства аудиозаписи;

-    производит тестовую запись, прослушивает ее, проверяет уровень записи звука.

При обнаружении технических неполадок (невозможности использования) или недопустимого качества звука средств аудиозаписи, предназначенных для ведения аудиопротоколирования хода судебного заседания, секретарь судебного заседания (помощник судьи) незамедлительно информирует об этом председательствующего по делу судью, консультанта (администратора суда), а также выясняет возможность использования иных средств аудиозаписи (в том числе используемых в других залах судебных заседаний).

Консультант (администратор) незамедлительно принимает меры для обеспечения надлежащих условий ведения аудиопротоколирования (проводит предварительную проверку исправности средств аудиозаписи, проверяет возможность устранения неполадок).

В случае отсутствия возможности устранения неполадок средств аудиозаписи либо их оперативной замены и невозможности ведения аудиопротоколирования в ходе судебного заседания консультант (администратор суда) незамедлительно информирует об этом председательствующего по делу судью для принятия решения о возможности проведения судебного заседания.

Аудиопротоколирование ведется в ходе судебного заседания непрерывно.

В случае неявки в судебное заседание лиц, участвующих в деле,  иных участников процесса аудиопротоколирование судебного заседания не осуществляется и средством фиксирования данных о ходе судебного заседания является протокол судебного заседания, в котором делается отметка о неявке в судебное заседание лиц, участвующих в деле, и иных участников процесса и об отсутствии в связи с этим аудиозаписи судебного заседания.

Секретарь судебного заседания (помощник судьи) при осуществлении ведения аудиопротоколирования хода судебного заседания выполняет контроль за использованием средств аудиозаписи, не требующий специальных технических знаний (включение и выключение средств аудиозаписи, контроль индикации хода аудиозаписи (при наличии) и т.д.). Изменение настроек средств аудиозаписи после начала аудиопротоколирования хода судебного заседания не допускается.

Если в ходе судебного заседания выявлено, что вследствие технических неполадок протоколирование с использованием средств аудиозаписи фактически не осуществляется, секретарь судебного заседания (помощник судьи) незамедлительно информирует об этом председательствующего по делу судью для принятия решения о возможности продолжения судебного заседания.

В случае если факт перерыва записи либо отсутствия аудиопротокола выявлен после окончания судебного заседания, об этом незамедлительно сообщается председательствующему по делу судье, а также составляется акт о перерыве либо об отсутствии аудиопротокола (приложения № 1, № 2 к Регламенту), в котором указываются сведения о времени начала записи, времени начала перерыва, причинах возникшего перерыва либо причинах отсутствия записи. Акт подписывается судьей, секретарем судебного заседания (помощником судьи), консультантом (администратором суда) и приобщается к делу (протоколу).

Не является перерывом в аудиопротоколировании остановка аудиозаписи с момента объявления присутствующим в зале заседания об удалении суда для принятия решения и до момента объявления решения либо возобновления судебного разбирательства.

Порядок сохранения и хранения аудиопротоколов и их резервных копий

После окончания судебного заседания в целях приобщения к материалам дела файл аудиозаписи хода судебного заседания не позднее следующего рабочего дня переносится секретарем судебного заседания (помощником судьи) на электронные носители информации (CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD-RW, флеш-карта, флеш-накопитель) и на сервер суда.

При сохранении файла с аудиозаписью хода судебного заседания на сервер суда следует пользоваться функцией архивации файлов.

В случаях, когда аудиопротоколирование осуществлялось в соответствии с нормами Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации в ходе закрытого судебного заседания, перенос аудиозаписи на электронный носитель, приобщаемый к делу (протоколу),  хранение файла с аудиозаписью осуществляется в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

Хранение файлов аудиозаписи осуществлять по иерархической файловой структуре:

- отдельный каталог для каждого судьи;

- отдельный каталог для каждого дела с именем вида: «номер дела - год».

Конечные файлы с аудиозаписью, размещенные в каталоге дела, имеют вид:

«год - месяц - число_часы - минуты» (например: 2024.12.18_10.30), где:

«год - месяц - число» - это дата судебного заседания;

«часы - минуты» - это время начала судебного заседания.

После переноса файла аудиозаписи хода каждого судебного заседания на электронный носитель секретарь судебного заседания (помощник судьи) осуществляет проверку качества записи путем выборочного прослушивания аудиопротокола.

В справочном листе делается отметка о месте хранения файла аудиозаписи судебного заседания с указанием наименования папки и наименования файла (файлов), имени сервера суда.

Файлы аудиозаписи последующих судебных заседаний записываются на тот же электронный носитель информации в дополнение к уже имеющимся аудиофайлам.

При достижении максимального объема памяти электронного носителя аудиозаписи последующих судебных заседаний записываются на новый электронный носитель. Каждый электронный носитель подлежит соответствующей нумерации (№ 1, № 2 и т.д.).

Для идентификации электронного носителя информации необходимо выполнить на нем соответствующую маркировку, указав номер дела (УИД) и номер производства, дату и время всех судебных заседаний, протоколы которых содержатся на этом диске, подпись уполномоченного работника аппарата суда.

В случае если количество таких записей превышает возможности внешней поверхности электронного носителя информации, сведения о протоколах указываются на бумажном листе, который помещается в конверт вместе с электронным носителем.

Данная информация дублируется также на конверте.

В случае если электронным носителем информации является флеш-карта или флеш-накопитель, к нему следует прикрепить бирку, на которой указывается информация о протоколах, содержащихся на нем.

Конверт с носителем файла аудиозаписи судебного заседания подшивается в дело перед протоколом на бумажном носителе.

В случае наличия нескольких протоколов по одному делу конверт (конверты) с электронным носителем (электронными носителями) подшивается в дело в хронологическом порядке перед каждым соответствующим протоколом (протоколами) на бумажном носителе.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания лиц, имеющих на это право, изготовление и выдача копии аудиозаписи осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации № 36.

При обнаружении факта порчи приобщенного к протоколу электронного носителя информации судом осуществляется проверка с привлечением секретаря судебного заседания (помощника судьи), консультанта (администратора суда). По результатам проверки при подтверждении факта порчи приобщенного к протоколу носителя информации и невозможности его восстановления составляется акт (приложение № 3 к Регламенту), подписываемый председательствующим по делу судьей и вышеуказанными лицами, с приобщением данного акта и испорченного носителя информации к протоколу судебного заседания. При сохранности файла аудиозаписи на сервере суда по решению судьи, председательствующего по делу, секретарем судебного заседания (помощником судьи) осуществляются мероприятия по переносу данного файла на новый носитель информации с обязательной проверкой отсутствия последующих изменений сохраненного файла, который подлежит приобщению к акту и материалам дела.

Отбор к уничтожению аудиофайлов по делам с истекшими сроками хранения осуществляется старшим специалистом 3 разряда одновременно с отбором дел с истекшими сроками хранения не реже одного раза в год, уничтожение  файлов аудиозаписей судебного заседания по делам с истекшими сроками хранения осуществляется системным администратором в г. Буй и главным специалистом в п. Сусанино  в течение месяца с даты утверждения акта  о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Срок хранения аудиофайлов по делам постоянного срока хранения, а также по делам временного (свыше 10 лет) срока хранения должен соответствовать сроку хранения таких судебных дел.

Файлы аудиозаписей по гражданским и административным делам временного (до 10 лет) срока хранения, а также по материалам, рассмотренным в порядке уголовного, гражданского и административного судопроизводства, могут быть уничтожены по истечении не менее половины от установленного срока хранения соответствующего судебного дела и при условии обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта.